Sie nicken mit, wenn alle um Sie herum darüber sprechen, wie sie den Posteingang Null erreichen. Aber in Wahrheit fühlen Sie sich nie so, als würden Sie dorthin gelangen. Und zu Ihrer Verteidigung, weil Sie Nachrichten erhalten, die langwierige, nachdenkliche Antworten erfordern. Jemand hat nach Ihrer Meinung gefragt, und Sie möchten sich Zeit für die Formulierung nehmen. Oder Sie haben einen fünfseitigen Anhang für Ihre Überprüfung. Sie müssen ihn also überprüfen. Oder Sie möchten Ihre Antwort auf eine bestimmte Weise formulieren und möchten warten, bis Sie frisch sind. Die Standardlösungen für diese Situation sind allesamt saugend. Sie können "den Empfang bestätigen", aber das klingt super formal, und es ist nicht abzusehen, wann die andere Person Sie mit einer Nachricht anstößt, die ungefähr lautet: "Und ...?". Sie können einen Auto-Responder auf 24-7 verlassen, aber Das ist möglicherweise nicht Ihr Stil - und Sie geben immer noch keine spezifische Antwort. Oder, Sie können sich nur die Zeit nehmen, aber Sie werden die andere Person fragen und warten lassen. Es gibt einen Trick, bei dem ich vor kurzem in den Trick gekommen bin, der dieses Problem für mich gelöst hat. Ich möchte innerhalb von 24 Stunden (wenn auch nicht viel früher) antworten, mit einer Zeile, die mich einige Zeit kauft. Es befriedigt die andere Person darüber, dass ich dabei bin, gibt mir Zeit, um nachzuverfolgen, wann es nach meinem Zeitplan funktioniert, und bringt mich so viel näher an Posteingang 0 heran. Hier sind drei meiner Favoriten.

1. „Ich werde mich ungefähr in [Zeitrahmen] in Verbindung setzen“

Ich hatte einen ehemaligen Chef, der immer betonte, wie wichtig es ist, mit den Erwartungen umzugehen. Durch die Information der Benutzer am Frontend können Sie Verwirrung und Frustration umgehen. Und der beste Weg, dies zu tun, ist - in den Worten des populären Sprichworts - unterversprechend und übermäßig zu liefern. Wenn Sie einfach eine Woche warten, um zu jemandem zurückzukehren, wird er davon ausgehen, dass Sie dies als eine untergeordnete Priorität betrachten - und das Niemand fühlt sich gut. Wenn Sie ihn jedoch sofort zurückschreiben und klarstellen, wann Sie Kontakt haben werden, scheint es Ihnen wirklich wichtig zu sein, so schnell wie möglich einen Zeitplan bereitzustellen. Indem Sie eine Erwartung setzen, wann er eine gründliche Antwort erwarten kann, Sie sind nachdenklich. Und wenn Sie dieses Datum schlagen, sind Sie nicht länger die Person, die fünf Tage gebraucht hat, um zu antworten: Sie sind die Person, die gesagt hat, dass sie eine Woche brauche, aber zwei Tage früher geantwortet hat.

2. "Ich drücke mich gegen eine Frist"

Wenn Sie eine Anfrage ablehnen, möchten die Leute oft wissen, warum. Denken Sie darüber nach: Wenn jemand bei Ihrem Schreibtisch anhält, um ein Brainstorming durchzuführen, wird er wahrscheinlich abgewiesen, wenn Sie „Nein“ sagen und dann wieder zu Ihrer Tastatur wechseln. Es ist jedoch weniger wahrscheinlich, dass sie beleidigt wird, wenn Sie ihr sagen, dass Sie es nicht tun können, weil Sie damit beschäftigt sind, sich auf eine Besprechung vorzubereiten (oder eine andere völlig gültige Entschuldigung, z. B. das Abschließen von Projekten vor Ihrem Urlaub). Diese Antwort folgt einer ähnlichen Logik. Indem Sie den Inhalt Ihrer Platte freigeben, ermöglichen Sie es Ihrer Verbindung, sich mit Ihrer Arbeitsbelastung vertraut zu machen. Sie wird wissen, dass Sie sie nicht ignorieren. Sie sind eher beschäftigt und brauchen ein paar Tage, bevor Sie ihrer E-Mail Ihre volle Aufmerksamkeit widmen können. Ich habe diese Vorgehensweise ausprobiert und fand die Leute zu schätzen, dass ich mir sogar die Zeit nahm, mich in einem derart zeitkritischen Zustand wiederzufinden. Anstatt frustriert zu sein oder mich ein oder zwei Tage später erneut nach einer Antwort zu fragen, wünschten sie mir viel Glück und sagten mir, ich solle wieder einchecken, wenn es für mich funktionierte.

3. "Ich möchte das von einem Kollegen führen, der aus dem Büro ist"

Dies ist eine andere Linie, auf die ich gestoßen bin, indem ich einfach die Wahrheit sagte. Der Großteil meines Teams war vor einigen Wochen nicht im Büro, und deshalb musste ich alle Antworten verschieben, die internes Feedback oder die Zustimmung erforderten. Statt zu reagieren, als würde ich ihnen die Gelegenheit geben, waren die Leute - wieder - sehr verständnisvoll. Wir hatten alle diese Arbeitstage, an denen unsere Hände gebunden sind, und da Sie uns mitgeteilt haben, dass Sie Ihre Antwort nicht beschleunigen können, gibt es keinen Grund für die andere Person, Sie dazu zu drängen, zurückzuschreiben.

Das zeitnahe Beantworten von E-Mails lohnt sich für alle Beteiligten. Es hilft Ihnen dabei, Ihren Posteingang zu löschen, und die andere Person erhält die Informationen, die sie benötigt. Und obwohl es nicht immer möglich ist, eine vollständige Antwort zu geben, ist es fast immer möglich, etwas zu sagen. Überspringen Sie also eine halb durchdachte oder gehetzte Antwort und wählen Sie eine Zeile, die Sie einige Zeit kaufen wird. Ihr Kontakt wird sich so anfühlen, als wäre er wirklich wichtig, und Sie können sich die Zeit nehmen, die Sie für gute Arbeit benötigen.

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Dieser Artikel wurde ursprünglich bei The Muse hier veröffentlicht